En splittrad arbetssituation gör oss ineffektiva och korkade
Jag gillar inte Microsofts sätt att framställa oss datoranvändare som dinosaurier.
Men; jag känner ändå för dem - i en av annonserna. Två dinosaurie-människor sitter på jobbet. "Det här är gamla siffror!" säger den ene. "Vi ska presentera om fem minuter! Vad gör vi?"
Det där beskriver trots allt rätt väl hur det är på jobbet för många av oss numera. Allt mindre tid för att göra allt mer. Ett arbetsflöde med ständiga avbrott, snabba fix och improviserade lösningar, hoppande mellan arbetsuppgifter.
Du kommer till kontoret, går igenom din att göra-lista med 17 punkter, och bestämmer dig för att ta itu med problemen med en gång. Du ringer några samtal samtidigt som du går igenom e-posten. När du just börjat skriva på presentationen till imorgon kommer din chef och frågar om Arvika-offerterna. När du öppnat Excel-arket ringer en av dina viktigaste kontakter och undrar varför du inte skickat sammanfattningen från mötet igår … du avvärjer henne med luren klämd mellan axeln och örat medan du samtidigt jobbar med dina sifferkolumner.
Och det gäller inte bara i kontorsmiljö. I allt fler yrken tvingas vi ständigt göra många saker på en gång. ( I USA säger 45 procent av arbetande befolkningen att de ombeds eller förväntas arbeta med vad de tycker är för många sker på en gång.) Många belastas också numera med arbetsuppgifter som de inte tycker hör till deras egentliga kompetens – arbete som tidigare kanske gjordes av en administratör, som dock rationaliserats bort.
"Reading e-mail, sorting data and talking on the phone at once - multitasking clearly saves time in a fast-paced world. Or does it?" frågar Scientific American Mind i artikeln
The Limits of Multitasking.
Svaret på frågan är dock ett klart
nej:
"...A growing number of studies show that trying to juggle jobs rather than completing them sequentially can take longer overall and leave multitaskers with a reduced ability to perform each task. In addition, the stress associated with multitasking may contribute to short-term memory difficulties. The combination results in inefficiency, sloppy thinking and mistakes …"
Artikeln beskriver i detalj hur mycket hårdare hjärnan måste jobba, när den försöker lösa flera problem samtidigt. (David Allen i boken Få det gjort! ser också tendensen att vi måste hålla för mycket i huvudet samtidigt, som det huvudsakliga problemet bakom den nya stressen i arbetslivet.)
Vi har visserligen alla en viss simultanförmåga, som gör att vi trots allt under vissa fall (och efter träning) kan göra två relativt krävande saker samtidigt. Men då bör de två arbetsuppgifterna vara av klart olika slag: pianister kan till exempel spela ett okänt musikstycke direkt från notbladet (a vista) och prata samtidigt.
Men i arbetslivet gäller numera att nästan alla arbetsuppgifter som pockar på uppmärksamhet och splittrar vår tillvaro alla ska bearbetas med ett och samma verktyg: datorn.
Till helt nyligen kunde man kanske fylla i sina frånvaroblanketter med kulspetspenna; nu måste det göras via en tjänst på datorn. Liksom läsa informationen, när personaltidningen lagts ner. Liksom sköta sin korrespondens, beställa sina tågbiljetter, kolla sin aktieportfölj, anmäla sig till skolans föräldramöte, få veckorapport från barnens klassföreståndare. Och nu – med ip-telefoni – flyttar också telefonihanteringen in i datorn, med nya krav…
"How can a time-managemant strategy that has become part of the common wisdom actually be so off base?" frågar Scientific American.
Dessvärre kan inte ens de besvara den frågan.
Ett skäl till detta är sannolikt att man inte mäter den här typen av förändringar av arbetets former och innehåll utanför laboratoriet.
I testmiljöer kan man se att försökspersoner som ombads skriva en rapport och kolla sin mejl samtidigt behövde en och en halv gånger så lång tid som de som bara skrev. En annan studie visar att försökspersoner som ständigt hoppade fram och tillbaka mellan en arbetsuppgift och att kolla e-posten försämrade sina resultat på ett IQ-test med i snitt 10 poäng:
"Far from boosting productivity, the constant flow of messages and information can seriously reduce a person's ability to focus on tasks, the study of office workers found.
Eighty volunteers were asked to carry out problem solving tasks, firstly in a quiet environment and then while being bombarded with new emails and phone calls. Although they were told not to respond to any messages, researchers found that their attention was significantly disturbed.
Alarmingly, the average IQ was reduced by 10 points…"
(New Scientist:
'Info-mania' dents IQ more than marijuana (22 april 2005) :
I "verkligheten" - i praktiken - undersöks effekter av nya arbetssätt och datorisering, skrämmande sällan. (Efter tio år i branschen har jag fortfarande inte sett ett datoriseringsprojekt utvärderas i efterhand.) Man hävdar förstås hela tiden att det ska gå snabbare och enklare. Den enskildes upplevelse är ofta den motsatta. Den kan vara fel, men så länge seriösa utvärderingar inte görs
vet vi inte.
"Inefficiency, sloppy thinking and mistakes". Säkerligen märker man själv när ens arbetsresultat börjar svikta (bristen på seriösa utvärderingar till trots). Vad betyder det för ens självbild, motivation, arbetsglädje?
I det perspektivet är det kanske inte ovanligt att användaren faktiskt ser sig själv som den korkade, hjälplöse dinosaurien.
Och den fråga som återstår att ställa för alla oss löntagare är:
hur i hela friden ska vi bära oss åt för att rätta till det här?
Posted by jonas at maj 1, 2005 02:57 FM
| TrackBack